Adam Onezorge: JAK NIE NALEŻY PISAĆ CV I LISTU MOTYWACYJNEGO

Na podstawie informacji zawartych w curriculum vitae (c.v.) i w liście motywacyjnym pracodawca w znacznym stopniu może przewidzieć przyszłe zachowania kandydata w firmie. Dlatego warto odpowiednio przygotować się do ich napisania, bo od tego jak zostaną one odebrane przez osoby prowadzące selekcję zależy to, czy zostaniemy zaproszeni do kolejnego etapu. Zarówno c.v. jak i list motywacyjny powinny mieć osobisty charakter, dlatego też można jedynie podać ogólne wskazówki co do sposobu ich napisania i scharakteryzować, co każdy z tych dokumentów powinien zawierać. Ze względu na dużą ilość popełnianych błędów w c.v. i listach motywacyjnych, przydatnymi informacjami dla piszących mogą się okazać informacje o tym, czego należy się wystrzegać i jakich błędów nie popełniać pisząc oba te dokumenty.

Pisząc c.v. i list motywacyjny należy bezwzględnie pamiętać o tym, że oba te dokumenty muszą odpowiadać na konkretną ofertę. Błędem jest zredagowanie jednego c.v. oraz listu motywacyjnego i wysyłanie ich do wszystkich organizacji, na których oferty odpowiadamy. A to, co najgorszego możemy zrobić starając się o pracę, to skopiować drukowany w jakimś poradniku czy na stronie internetowej schemat c.v. lub listu motywacyjnego i wysłać go jako własny. Zarówno c.v. jaki i list motywacyjny (o ile pracodawca nie zaznaczy w ogłoszeniu, że list motywacyjny ma być napisany odręcznie) piszemy komputerowo. Długość listu motywacyjnego nie powinna przekraczać jednej strony maszynopisu a c.v. dwóch. Druk standardowy, wytłuszczone tylko nazwy kolejnych bloków c.v. (np. dane personalne, edukacja itd.), wszelkiego rodzaju wyróżniki (kursywa, podkreślenia) należy stosować bardzo oszczędnie, nie wyróżniać niczego pisząc dużymi literami. Dużą uwagę trzeba zwrócić na staranność tekstu. Błędy ortograficzne i literówki są niedopuszczalne i mogą pozbawić nas szans na otrzymanie pracy już na samym starcie. Są dwie szkoły co do formy pisania c.v.: klasyczna, która preferuje pisanie c.v. w formie bezosobowej oraz nowoczesna, preferująca c.v napisane w pierwszej liczbie osoby pojedynczej.

List motywacyjny zawsze piszemy w pierwszej liczbie osoby pojedynczej. Zarówno c.v. jak i list motywacyjny powinny być zwięzłe, konkretne, komunikatywne i koniecznie napisane pod kątem pracy, o którą się staramy. Nie należy kłamać - przyszły pracodawca zawsze ma możliwość zweryfikowania podanych przez nas informacji. Pisząc c.v. często przecenia się np. własne umiejętności językowe. Należy liczyć się z tym, że jeśli pracodawca wymaga odpowiedniego opanowania języka obcego, sprawdzi tę umiejętność. Nie należy pisać, że udostępnimy referencje na życzenie pracodawcy, jeśli nie mamy możliwości uzyskania tych referencji. Należy pamiętać o tym, że c.v. to nasza wizytówka i mamy w niej podkreślić nasze atuty, ale atuty rzeczywiste a nie wykreowane przez nas samych. Należy pamiętać, że każda podana przez nas informacja dotycząca edukacji, miejsc pracy, szkoleń, kursów, uprawnień musi opierać się na posiadanych przez nas odpowiednich dokumentach i zaświadczeniach, gdyż możemy być poproszeni w toku rekrutacji o ich przedłożenie (niektóre firmy już w ogłoszeniu proszą o przesłanie kopii dyplomów oraz innych dokumentów wraz z listem motywacyjnym i c.v.), a na pewno zostaniemy o nie poproszeni jeśli zostaniemy przyjęci do pracy.

Jeśli dołączamy do c.v. zdjęcie (nie należy dołączać fotografii, jeśli nie jest to wymagane) to powinno ono być aktualne i w formie fotografii do dokumentów osobistych (wyjątkiem jest sytuacja, kiedy staramy się o pracę, w której ważny jest wygląd sylwetki i pracodawca zażyczyła sobie zamieszczenia zdjęcia całej sylwetki). Nie piszemy w c.v. o dzieciach, współmałżonku, o zdarzeniach, których nie jesteśmy w stanie udokumentować. Nie akcentujemy informacji o drugorzędnym znaczeniu, nie podajemy nieprawdziwych informacji, nie stosujemy sformułowań nie do końca adekwatnie obrazujących faktyczny zakres odpowiedzialności w poprzednich miejscach pracy czy udział w realizowanych zadaniach. Nie należy też dokonywać w c.v subiektywnej charakterystyki własnej osoby opisując np. umiejętności interpersonalne, zdolności przywódcze, umiejętność szybkiego podejmowania decyzji itp. Zamiast zamieszczania tego typu stwierdzeń (które często stanowią swoistą wyliczankę), jeśli chcemy wyeksponować faktycznie posiadane umiejętności, należy znaleźć fakty, które same je wyeksponują. Nie należy do aplikacji dołączać załączników, kserokopii dokumentów, opinii itp. jeśli potencjalny pracodawca tego sobie nie zażyczył.

Przed przystąpieniem do napisania c.v. i listu motywacyjnego należy:

  • Dokładnie przeanalizować ogłoszenie, zastanowić się czy posiadamy wymagane kwalifikacje, umiejętności i kompetencje.
  • Aby odpowiednio napisać c.v. i list motywacyjny należy uzyskać jak najwięcej informacji o tym, czym zajmuje się osoba zajmująca dane stanowisko.
  • Wypisać słowa kluczowe z ogłoszenia dotyczące wymagań stawianych przez pracodawcę zwracając szczególną uwagę na to, jakiego poziomu wykształcenia wymaga dane stanowisko, jakie wymagane jest doświadczenie zawodowe, jakie szczególne umiejętności są pożądane (np. znajomość języków obcych, programów księgowych itp.), jakimi cechami osobowości powinien oznaczać się zatrudniony pracownik, jakie inne wymagania powinien spełniać (np. dyspozycyjność, gotowość do częstych podróży służbowych).
  • Zastanowić się w jaki sposób wyrazić w c.v. i liście motywacyjnym przekaz o tym, że spełniamy stawiane wymagania (patrz słowa kluczowe).
  • Zdobyć jak najwięcej informacji o organizacji, w której ubiegamy się o zatrudnienie (podstawowe informacje zazwyczaj można znaleźć na stronie internetowej firmy; dobrze byłoby też porozmawiać z pracownikami firmy, a zwłaszcza z nowo przyjętymi, którzy mogą być cennym źródłem informacji na temat praktykowanego przez firmę procesu rekrutacji).
  • Zgromadzić posiadane dyplomy, świadectwa, uprawnienia, zaświadczenia o odbytych szkoleniach.
  • Skontaktować się z osobami, które mogą udzielić nam referencji.

W c.v. powinny znaleźć się takie informacje jak:

  • Dane personalne

Imię i nazwisko (zawsze pierwsze piszemy imię), data urodzenia, adres zamieszkania (ewentualnie dodatkowo adres korespondencyjny), telefon (jeśli podajemy również numer telefonu komórkowego możemy wyróżnić go pisząc Mobile: +48 numer telefonu), adres e-mail (nie należy podawać adresów typu kotka33@autograf.pl czy też adam_kowalski@buziaczek.pl - musimy o tym pamiętać, że każda podana przez nas informacja jest poddawana wnikliwej analizie, więc również podany przez nas adres e-mail. Adresy tego typu są dobre w korespondencji prywatnej, jednak w przypadku starania się o pracę powinniśmy posiadać adres e-mail, który nie będzie podważał naszego autorytetu. Najlepszym adresem e-miał jest adres składający się z naszego imienia i nazwiska, pierwszej litery imienia i nazwiska, czy też samego nazwiska).

  • Edukacja

W tej części c.v. zawieramy informacje o ukończonych szkołach w porządku achronologicznym (zaczynając od ostatniej ukończonej szkoły). Informacje o edukacji powinny zawierać datę rozpoczęcia nauki w szkole, datę ukończenia szkoły, pełną nazwę szkoły i miejscowość, w przypadku uczelni wyższych ukończony kierunek, uzyskaną specjalizację i tytuł. Jeśli stwierdzimy, że napisana przez nas praca mgr (dyplomowa, licencjacka, podyplomowa, doktorancka) jest zgodna z działalnością firmy lub dotyczy stanowiska, o które się staramy warto napisać jej tytuł.

  • Szkolenia i kursy, uzyskane uprawnienia

Wymieniamy je również w porządku achronologicznym, zaczynając od ostatnio ukończonego szkolenia, wymieniamy kursy i szkolenia, w których uczestniczyliśmy. Informacją, którą powinniśmy podać jest czas trwania szkolenia w konkretnych datach; powinniśmy tekże podać nazwę organizatora szkolenia. Inną wagę ma szkolenie ukończone w znanym i cenionym ośrodku szkoleniowym a inną np. szkolenie komputerowe organizowane przez klub osiedlowy. Liczy się jakość, a nie ilość, dlatego należy podawać tylko te szkolenia, które mogą się okazać przydatne na stanowisku, o które się ubiegamy (wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, kiedy właśnie ukończyliśmy szkolę i nie możemy się pochwalić się doświadczeniem zawodowym - wtedy możemy bardziej skrupulatnie podać wszystkie ukończone kursy i szkolenia). W żadnym wypadku nie należy podawać szkoleń, których odbycia nie możemy udokumentować.

  • Znajomość języków obcych

W tej części wymieniamy znane języki obce, określając poziom ich znajomości. Wymieniamy posiadane certyfikaty świadczące o znajomości języka, wymieniamy kursy językowe, jeśli w takowych uczestniczyliśmy. Określając poziom znajomości języka nie należy zawyżać swoich umiejętności. Trzeba liczyć się z tym, że nasza znajomość posługiwania się językiem obcym zostanie sprawdzona, zwłaszcza, kiedy pracodawca podał znajomość języka jako jedną z wymaganych umiejętności.

  • Doświadczenie zawodowe

W tej części c.v. zawieramy informacje o zatrudnieniu zachowując porządek achronologiczny (zaczynając od ostatniego/aktualnego miejsca pracy). Piszemy dokładną nazwę zakładu pracy, jego siedzibę i czas trwania zatrudnienia podany w konkretnych datach. Dobrze jest dodać jednozdaniowy krótki, opis czego dotyczy działalność firmy, w jakiej branży funkcjonuje. Następnie wymieniamy zajmowane stanowiska. Jeśli w danym zakładzie pracy pracowaliśmy na kilku stanowiskach wymieniamy je chronologicznie (zaczynając je od pierwszego stanowiska w danej firmie) podając konkretny czas, w którym pełniliśmy tę funkcję. Pisząc o zajmowanych stanowiskach podajemy również zakres obowiązków i odpowiedzialności na danym stanowisku oraz zaznaczamy nasze ewentualne osiągnięcia. Podkreślamy w ten sposób własne doświadczenie. Szczególnie mocno należy akcentować te obowiązki, które pokrywają się z oczekiwaniami ewentualnego pracodawcy. Pisząc o zakresie odpowiedzialności czy udziale w realizowanych zadaniach należy podawać stan faktyczny - podczas rozmowy kwalifikacyjnej informacje te będą weryfikowane. Jeśli pracowaliśmy społecznie na rzecz np. fundacji, instytucji charytatywnych itp. warto o tym również w tej części c.v. napisać. Jeśli nie posiadamy doświadczenia zawodowego warto odnotować odbyte praktyki, prace wakacyjne, wolontariat, działalność w organizacjach studenckich, krótko opisując co robiliśmy i za co byliśmy odpowiedzialni. Warto też zamieścić w takim przypadku informację, że szybko uczymy się, jesteśmy ambitni i pełni entuzjazmu.

  • Dodatkowe kwalifikacje i umiejętności

W informacjach dodatkowych możemy podać takie dane jak: posiadane prawo jazdy (od kiedy, praktyka), umiejętność obsługi komputera, znajomość programów komputerowych, bezwzrokowe pisanie na komputerze, prowadzenie szkoleń itp.

  • Zainteresowania, osiągnięcia, nagrody

Jeśli posiadamy faktyczne zainteresowania i pasje piszemy o nich właśnie w tym miejscu, bez wdawania się w zbędne szczegóły. Jeśli mamy pisać, ze naszymi zainteresowaniami są: książka, muzyka, film - lepiej w ogóle zrezygnować z tej informacji. Nie należy też pisać o zainteresowaniach, których faktycznie nie są naszymi zainteresowaniami, bo możemy zostać poproszeni o opisanie ich. W tej części c.v. piszemy także o przynależności do organizacji, stowarzyszeń, klubów, przyznanych odznaczeniach czy nagrodach honorowych. Przez pracodawców wysoko cenione są te dziedziny aktywności pozazawodowej, które wymagają umiejętności współpracy z innymi (np. gry zespołowe), zdolności przywódczych (np. przewodniczący rady osiedlowej), organizatorskich (np. organizator wycieczek dla dzieci z osiedlowego klubu).

Nie należy zapomnieć o tym by na końcu c.v. zamieścić napisaną mniejszą czcionką niż całe c.v. adnotację o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji.

[Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia rekrutacji (zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych. Dz. Ust. nr 133 poz.833 z dn. 29.08.97.)]

Jeśli w c.v. zabraknie nam miejsca na umieszczenie tej adnotacji, możemy ją zamieścić na końcu listu motywacyjnego. Jeśli odpowiadamy na konkretne ogłoszenie, opatrzone numerem referencyjnym na początku c.v. w lewym górnym rogu koniecznie należy wpisać podany numer referencyjny. Kandydat powinien szerzej opisać swoją pracę, przedstawić obowiązki jakie wykonywał, umiejętności i które nabył.

Aby odpowiednio dopasować treść listu motywacyjnego do oferowanego stanowiska, należy dowiedzieć się, czym zajmuje się osoba wykonująca dany zawód - jest dużo możliwości zdobycia informacji o specyfice poszczególnych funkcji, a przede wszystkim wiele można się domyślić analizując stawiane przez pracodawcę wymagania. Wiedząc, czego oczekuje pracodawca, i pisząc list każdej aplikacji.

Pisząc list motywacyjny nie należy tytułować go pisząc "list motywacyjny" (nie tytułujemy również c.v. - to często popełniane błędy). List motywacyjny, jak sam nazwa wskazuje ma mieć formę listu (urzędowego), w którym wyjaśniamy nasze motywacje, to dlaczego właśnie chcemy objąć oferowane stanowisko i wyjaśniamy, dlaczego naszym zdaniem potencjalny pracodawca powinien zatrudnić właśnie nas. Na początku piszemy datę, nasze imię i nazwisko oraz adres, a także nazwę i adres firmy, do której piszemy list. Jeśli wiemy, kto jest odpowiedzialny za rekrutację piszemy też imię i nazwisko tej osoby. Jako że zwracamy się do konkretnej osoby/osób które będą czytały nasz list zaczynamy od słów Szanowny Panie/i (jeśli znamy dane personalne osoby odpowiedzialnej za rekrutację) lub Szanowni Państwo. Następnie zawieramy informację o celu wysyłania listu i źródle informacji o naborze a dane stanowisko - np.: "W odpowiedzi na ogłoszenie o numerze referencyjnym 21/06 zamieszczone w dniu 14.02 2006 na portalu tg.net.pl przesyłam swoją aplikację. Jestem zainteresowana/y pracą na stanowisku..." Zasadnicza część listu powinna zawierać uzasadnienie dlaczego to właśnie kandydat jest tą osobą, która najbardziej pasuje na dane stanowisko. Pisząc uzasadnienie należy starać się dostrzegać to, co jest ważne dla pracodawcy a nie dla nas samych. Dla pracodawcy ważniejsze jest to, że firma będzie np. lepiej funkcjonowała, sprawniej realizowała cele a nie to, że pracownik będzie miał możliwość realizowania się w pracy, czy też będzie usatysfakcjonowany z pracy w takiej, a nie innej firmie.

Argumenty te są ważne, ale nie powinny one być głównymi i jedynymi. Nie należy w liście motywacyjnym powielać danych z c.v. Należy natomiast przedstawić takie swoje umiejętności i cechy, które pozwolą właściwie wykonywać przypisane do danego stanowiska obowiązki. W miarę możliwości należy przytoczyć przykłady np. opisać swoją poprzednią pracę, udział w projektach, nabyte umiejętności. Opisywane wcześniejsze doświadczenia mają wykazać, że kandydat nadaje się właśnie do tej pracy. Nie należy więc opisywać na czym polegała praca, która nie ma żadnego związku ze stanowiskiem o które się ubiegamy. Należy pamiętać o tym, że użyte w liście czasowniki dokonane (zrobiłem, zaprojektowałem, otrzymałem itp.) dynamizują list i przedstawiają nas jako pracownika aktywnego, samodzielnego i osiągającego sukcesy. Pisząc list motywacyjny należy pamiętać także o tym, aby wynotowane przez nas z ogłoszenia słowa kluczowe znalazły swoje uwypuklenie w liście. W ten sposób podkreślamy to, co jest ważne z punktu widzenia pracodawcy.

W liście motywacyjnym opowiadamy też swoich o talentach, zdolnościach i predyspozycjach osobowościowych. Chwalmy się, ale mądrze, szczerze i bez przesadnej, agresywnej autoreklamy.

Na zakończenie listu należy wspomnieć, że chętnie przybędziemy na spotkanie. Podać numer telefonu (lub inną formę kontaktu) oraz godziny, w których jesteśmy osiągalni. Brak tej informacji może zostać odebrany jako małe zainteresowanie kandydata ofertą pracy lub jej niepoważne potraktowanie. List motywacyjny kończymy zwrotem grzecznościowym (np. z poważaniem, z wyrazami szacunku) podpisujemy pełnym imieniem i nazwiskiem. Jeśli list wysyłamy pocztą tradycyjną lub osobiście go dostarczamy, koniecznie podpisujemy go odręcznie. Pisząc list motywacyjny, tak jak i w przypadku c.v. musimy opierać się na faktach. Pisząc list motywacyjny nie należy prosić o zatrudnienie (pisać listu w formie podania o przyjęcie do pracy), pomijać aspektów osobowościowych, używać pretensjonalnego języka, używać skrótów, stosować agresywną autopromocję lub przeciwnie przesadną skromność, podawać zbyt wiele informacji. Należy pamiętać, o czym wspomniano już powyżej, że każdy list motywacyjny musi być napisany w odpowiedzi na konkretne ogłoszenie. Jeśli posługujemy się jednym listem motywacyjnym, odpowiadając nim na różne ogłoszenia, możemy być pewni, że osoba czytająca taki list szybko w tym się zorientuje a nasze szanse na otrzymanie pacy będą bardzo niewielkie. Najpoważniejszym błędem, dyskwalifikującym od razu kandydata, jest wykorzystywanie jako własnych listów wzorów listów motywacyjnych dostępnych w poradnikach i na stronach internetowych.

Jeśli pisany przez nas list nie stanowi odpowiedzi na konkretną ofertę pracy, a jedynie sami chcemy zgłosić gotowość świadczenia pracy, powinniśmy oprócz nazwy firmy i jej adresu zaznaczyć w liście motywacyjnym, do jakiego działu lub do jakiej osoby korespondencja jest kierowana. Na początku listu piszemy wtedy, dlaczego właśnie w tej firmie składamy swoją ofertę. W takim przypadku piszemy też w c.v. jaki jest obszar naszych zainteresowań zawodowych (na jakim stanowisku w firmie i w jakim dziale chcielibyśmy pracować, jakie mamy oczekiwania co do rozwoju kariery zawodowej).

Jeśli zostaniemy zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną nie zapomnijmy zabrać ze sobą kopii obu dokumentów, na pewno nam się przydadzą.